Elektrobetriebe
Prüfprotokolle nach DGUV V3 schreiben, Wiederholungsprüfungen nachhalten und Mehrarbeit von der Baustelle abrechnen. Heute hängt das an einer Liste, die nur einer pflegt.
Acht Gewerke. Ein Büro, das nicht mehr an dir hängt.
Elektriker, Maler und Dachdecker haben andere Zettel. Der Ablauf dahinter ist fast immer derselbe: Anfrage, Angebot, Auftrag, Nachtrag, Rechnung, Geld. Hier steht, was überall gleich ist. Was in deinem Gewerk konkret liegen bleibt, steht weiter unten.
Auftrag, Weg zum Geld
Beispieldaten- Anfrage
- ein Ort
- Angebot und Nachtrag
- als Entwurf
- Rechnung
- ohne Abtippen
- Automatisierung für das Handwerk
- Warum Standardsoftware im Handwerk so oft liegen bleibt
- Automatisierung nach Gewerk
- Die Zettel, die in jedem Gewerk gleich sind
- Ein Auftrag im System
- Auch außerhalb vom Handwerk
- Womit wir anfangen
Warum Standardsoftware im Handwerk so oft liegen bleibt
Standardsoftware verlangt, dass du dich anpasst. Ihre Begriffe, ihre Masken, ihre Reihenfolge. Nach drei Wochen arbeitet keiner mehr damit, und die Zettel sind wieder da.
Ich baue es andersherum. Eure Bereiche, eure Begriffe, eure Abläufe, eure Preise. Wenn bei euch „Regie“ heißt, was anderswo „Stundenlohnarbeit“ heißt, dann heißt es im System auch so.
Und es kommt kein Programm dazu, das jemand pflegen muss, damit das andere funktioniert. Alle Vorgänge liegen an einem Ort, bearbeitbar und für dich jederzeit einsehbar.
Automatisierung nach Gewerk
Der Ablauf dahinter ist fast immer derselbe, das Papier davor nie. Deshalb steht hier zu jedem Gewerk, was dort liegen bleibt.
SHK-Betriebe
Heizungswartungen jedes Jahr neu anschreiben, Notdiensteinsätze sauber abrechnen und Materialbelege dem richtigen Auftrag zuordnen. Meist abends, meist vom Chef.
Tischlereien und Schreinereien
Aufmaß vom Zettel in die Kalkulation, daraus Material- und Beschlagslisten, und am Ende der Nachtrag, weil der Kunde doch die andere Front will.
Dachdeckerbetriebe
Fotodokumentation für Versicherungsfälle, wetterbedingt verschobene Termine und Abschlagsrechnungen, die keiner nachhält. Alles läuft parallel, nichts an einem Ort.
Maler- und Stuckateurbetriebe
Viele kleine Aufträge mit Raumbuch, Flächenaufmaß und mündlich vereinbarten Nachträgen. Jeder einzeln erfasst, jeder einzeln abgerechnet, manche gar nicht.
Metallbau und Schlossereien
Anfragen mit Skizze oder Zeichnung, jede Position eine Einzelanfertigung mit eigener Materialbeschaffung. Lieferantenbelege landen selten beim richtigen Auftrag.
KFZ-Werkstätten
Kostenvoranschläge zur Freigabe hinterhertelefonieren, Zusatzarbeiten genehmigen lassen und offene Rechnungen nachhalten. Dazu Teilebelege irgendwo im Postfach.
Garten- und Landschaftsbau
Pflegeverträge über die Saison einplanen, die Anfragewelle im Frühjahr abarbeiten und Mehrmengen bei Erde, Pflaster und Pflanzen sauber nachberechnen.
Dein Gewerk ist nicht dabei? Der Ablauf ist trotzdem meist derselbe. Schreib mir, was bei dir liegen bleibt.
Die Zettel, die in jedem Gewerk gleich sind
Drei Stellen, an denen in fast jedem Betrieb der Abend draufgeht. Keine davon steht je auf einer Aufgabenliste.
Anfragen
Mail · Foto · Sprachmemo
Mail, Kontaktformular, Anrufbeantworter, Foto vom Kunden. Jede Anfrage muss gelesen, zugeordnet und beantwortet werden. Das passiert abends, weil tagsüber keiner am Rechner sitzt. Im System landet sie als Vorgang beim richtigen Kunden.
Angebote und Nachträge
Entwurf · Freigabe
Positionen heraussuchen, Preise nachschlagen, Dokument bauen. Und der Nachtrag, der auf der Baustelle mündlich vereinbart wurde. Im System liegen beide als Entwurf bereit. Du gibst frei.
Belege und Rechnungen
Foto · PDF · E-Rechnung
Lieferschein im Auto, PDF im Postfach, Rechnung ohne Zahlung. Im System ist jeder Beleg zugeordnet, jede Rechnung hat ihren Status, und die Mahnung liegt als Entwurf da, wenn es so weit ist.
Ein Auftrag im System
Beispiel Familie Keller, Badsanierung, mit Beispieldaten. Montag 7:42 Uhr kommt die Anfrage mit Fotos rein. Um 8:15 Uhr liegt der Angebotsentwurf bereit, du gibst frei. Donnerstag ist der Auftrag angelegt, Projekt und Budget stehen.
In der zweiten Woche findet der Nachtrags-Jäger Mehrmenge bei Fliesen und Estrich. Der Nachtrag liegt als Entwurf da, bevor er untergeht. Nach der Abnahme steht die Rechnung: Angebot plus Nachtrag. Bleibt die Zahlung aus, liegt die Mahnung als Entwurf bereit.
Den ganzen Weg mit allen Stationen siehst du auf der Startseite.
Auch außerhalb vom Handwerk
Gastro, Hotels, Werkstätten und Dienstleister mit Team: gleiche Idee, anderer Zuschnitt. Statt Aufmaß und Nachtrag sind es dort Reservierungen, Lieferanten, Dienstpläne und Belege. Das Prinzip bleibt: Digitale Mitarbeiter bereiten vor, du gibst frei.
Womit wir anfangen
Nicht mit allem auf einmal. Wir fangen mit dem Bereich an, in dem bei dir am meisten liegen bleibt. Den baue ich auf euren Ablauf, und ihr nutzt ihn im echten Betrieb. Danach entscheidest du, wie es weitergeht.
Module, die das bei dir tragen
- Anfragen
- Mail, Foto oder Sprachmemo, an einem Ort und dem richtigen Kunden zugeordnet.
- Angebote
- Der Entwurf liegt bereit, mit euren Positionen und Preisen. Du gibst frei.
- Nachträge
- Mehraufwand wird gefunden, solange die Baustelle läuft, und als Nachtrag vorbereitet.
- Rechnungen und Mahnungen
- Rechnung nach Abnahme, Zahlung im Blick, Mahnung als Entwurf.
- Belege
- Foto, PDF oder E-Rechnung, gelesen und zugeordnet, in Sekunden wiederfindbar.
- Projekte und Budget
- Was jedes Projekt wirklich kostet, Material und Lohn.
Fragen zur Automatisierung im Handwerk
Was ist ein Webdesign und Automatisierung für Handwerksbetriebe?
Ein Büro-System, das auf deinen Betrieb zugeschnitten ist. Angebote, Nachträge, Belege, Rechnungen und Zahlungen laufen an einem Ort. Digitale Mitarbeiter bereiten vor, du gibst frei.
Muss ich dafür meine bisherige Software abschaffen?
Nein, nicht zwingend. Was gut läuft, bleibt, und bestehende Daten übernehme ich, soweit es geht. Was abgelöst wird, entscheidest du, wenn du das System im Alltag gesehen hast.
Brauche ich eine eigene IT, um das zu betreiben?
Nein. Ich baue das System und betreue es. Wer mit mir spricht, spricht mit dem, der es baut.
Für welche Betriebsgröße passt das?
Für inhabergeführte Betriebe, in denen das Büro am Chef hängt. Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern ob abends Büroarbeit liegen bleibt.
Schreib mir kurz.
Eine kurze Antwort reicht. Wo bleibt bei dir am meisten liegen? Ich melde mich selbst.